Dlaczego wdrożenia IT kończą się sporami?
Wdrożenie systemu IT to dla wielu przedsiębiorstw strategiczna inwestycja. Nowe oprogramowanie czy platforma obsługująca procesy biznesowe mają zwiększyć efektywność, obniżyć koszty i ułatwić rozwój. Niestety, praktyka pokazuje, że projekty IT mogą wiązać się z niespodziewanymi problemami.
Zdarza się, że dostawca nie wywiązuje się z umowy, wdrożenie trwa miesiącami (dłużej niż zakładano), a system w ogóle nie spełnia oczekiwanych funkcji. W takich sytuacjach przedsiębiorcy ponoszą realne straty finansowe i pojawia się pytanie – jak odzyskać pieniądze od nierzetelnego dostawcy?
Najczęstsze przyczyny sporów wdrożeniowych
Spory na tle wdrożeń IT zwykle mają podobne źródła. Do najczęściej spotykanych problemów należą:
a) Opóźnienia w realizacji projektu – harmonogram wdrożenia nie jest dotrzymywany, a firma nie może korzystać z systemu zgodnie z planem.
b) Niewdrożenie systemu – projekt zostaje przerwany w połowie, a przedsiębiorca pozostaje bez działającego rozwiązania, mimo poniesionych kosztów.
c) Niewłaściwe funkcjonowanie oprogramowania – system działa wadliwie, nie integruje się z innymi narzędziami albo generuje błędy uniemożliwiające jego użycie.
d) Naruszenie umowy – dostawca jednostronnie zrywa kontrakt, żąda dodatkowych płatności lub nie zapewnia wsparcia, które było częścią uzgodnień.
W każdym z tych przypadków przedsiębiorca staje przed dylematem: czy dalej inwestować czas i pieniądze w naprawę sytuacji, czy też skupić się na odzyskaniu należności i dochodzeniu odszkodowania?
Pozasądowe metody odzyskiwania należności
Zanim sprawa trafi do sądu, warto spróbować mniej kosztownych i szybszych rozwiązań. W pierwszej kolejności trzeba sięgnąć po wezwanie do zapłaty, oficjalne pismo wzywające kontrahenta do zwrotu środków. Często już sam sygnał, że sprawa została przekazana prawnikom, motywuje drugą stronę do działania.
Negocjacje. Rozmowy z dostawcą przy wsparciu kancelarii mogą doprowadzić do zawarcia ugody, np. częściowego zwrotu kosztów lub poprawienia jakości wdrożenia.
Mediacje biznesowe. Neutralny mediator pomaga stronom wypracować rozwiązanie akceptowalne dla obu stron. Jest to szczególnie korzystne, gdy przedsiębiorca nadal chciałby współpracować z dostawcą, ale na nowych zasadach.
Pozasądowe metody pozwalają zaoszczędzić czas i uniknąć kosztownej batalii sądowej. Niestety, nie każdy dostawca jest skłonny do kompromisu, wówczas konieczne staje się sięgnięcie po narzędzia prawne.
Prawne aspekty windykacji, jak wygląda procedura?
Jeśli próby polubownego rozwiązania sporu zawiodą, przedsiębiorca ma możliwość skierowania sprawy na drogę sądową. W praktyce procedura wygląda następująco:
- Przygotowanie pozwu: kancelaria analizuje umowę, dokumentację projektową i korespondencję, aby sformułować roszczenia. Może to być zwrot zapłaconych środków, odszkodowanie za poniesione straty czy kary umowne.
- Postępowanie sądowe: sąd bada, czy dostawca należycie wykonał swoje zobowiązania. Kluczowe znaczenie ma tutaj dowodzenie, w tym opinie biegłych z zakresu IT.
- Zabezpieczenie roszczeń: w niektórych sytuacjach można wystąpić o zabezpieczenie majątku kontrahenta, aby zwiększyć szanse na skuteczną egzekucję.
- Egzekucja należności: po uzyskaniu prawomocnego wyroku sprawa trafia do komornika, który zajmuje rachunki bankowe lub inne składniki majątku dłużnika.
Jak kancelaria może pomóc w sporach IT?
Profesjonalna obsługa prawna w sporach daje przedsiębiorcy realną przewagę. Doświadczeni prawnicy są w stanie opracować indywidualną strategię działania, od rzetelnej analizy umowy i dokumentacji wdrożeniowej, przez ocenę ryzyka biznesowego, aż po decyzję, czy lepszym rozwiązaniem będą negocjacje, czy skierowanie sprawy do sądu.
Reprezentacja w rozmowach z dostawcą systemu przez kancelarię znacząco zwiększa szanse na osiągnięcie ugody korzystnej zarówno finansowo, jak i czasowo. W przypadku, gdy konieczne staje się postępowanie sądowe, ważne jest przygotowanie pełnej dokumentacji, sporządzenie pozwu, reprezentacja w rozprawach oraz współpraca z biegłymi z zakresu IT.
Istotnym elementem działań kancelarii może być zabezpieczenie interesów przedsiębiorcy poprzez wnioski o zajęcie rachunków bankowych jeszcze w trakcie procesu. Dzięki temu szanse na skuteczne odzyskanie należności znacząco rosną, a przedsiębiorca zyskuje realną ochronę swoich praw.
Jak działać, gdy dostawca nie wywiązuje się z umowy?
Przedsiębiorca, który ma problem z nierzetelnym dostawcą systemu IT, nie powinien zwlekać. Im szybciej podejmie działania, tym większa szansa na odzyskanie należności. Najważniejsze kroki to: Zebranie dokumentacji i dowodów. Skonsultowanie się z kancelarią prawną. Próba rozwiązania sporu polubownie (wezwanie do zapłaty). Skierowanie sprawy do sądu i egzekucja należności.
Jeśli masz podobny problem, warto jak najszybciej podjąć działania prawne. Pierwszym krokiem może być konsultacja z prawnikiem specjalizującym się w sporach IT i windykacji B2B.
